Project Management

“Il project management è l’applicazione di conoscenze,

capacità professionali e personali, metodi, tecniche e strumenti

alle attività di un progetto, al fine di soddisfarne i requisiti.”

– Project Management Institute,

PMBOK – IV Edizione (2008)

Anni di esperienza di gestione progetti hanno maturato la convinzione che la maggior parte delle aziende oggi dedica un’ingente quantità di risorse e di management time a svolgere attività di tipo progettuale (consapevolmente oppure no).

Nonostante la capacità di ottenere finanziamenti e di rendicontare i costi, se non si utilizzano adeguati metodi di project management, si ha un elevata probabilità di incontrare un fallimento e quindi uno spreco, parziale o totale, dei propri sforzi.

Uno studio periodicamente condotto su scala mondiale da parte dello Standish Group mostra che solo un terzo dei progetti ha successo, ovvero viene portato a termine nei modi, nei tempi, nei costi previsti e con l’utilità (efficacia) desiderata.

Standish Group

Le principali cause di fallimento riguardano proprio l’area metodologico-organizzativa. Non compare la mancanza di “competenza tecnica”, che invece tutte le organizzazioni possiedono naturalmente nel loro DNA, mentre inevitabilmente ricorrono i temi dell’organizzazione, della comunicazione e condivisione di informazioni, della pianificazione, del coinvolgimento di tutte le parti in causa, della gestione e risoluzione dei conflitti che fanno parte della vita di un progetto.

La gestione per progetti riduce i rischi connessi alle attività, sia in termini di costi che di tempi, grazie ad una corretta pianificazione e allocazione delle risorse aziendali.

Un project management di successo può essere definito come il raggiungimento degli obiettivi del progetto:

  • entro i tempi previsti;
  • entro i costi preventivati;
  • con il livello di prestazioni e/o di tecnologia desiderati;
  • utilizzando le risorse assegnate in maniera efficace ed efficiente;
  • con l’accettazione e la soddisfazione dei clienti.

L’obiettivo è infatti quello di mettere in pratica un radicale cambio di cultura sia a livello individuale che interpersonale, al fine di elevare l’intero team di lavoro (project manager, team, stakeholder) verso le più alte performance raggiungibili perseguendo le logiche di miglioramento continuo tramite sistemi consolidati di monitoraggio delle performance.

Portfolio Management

Il punto di partenza dell’intervento proposto da Stargate è la definizione strategica degli obiettivi più importanti e la suddivisione tra progetti, programma e portfolio.

Portfolio

La figura (clicca per ingrandire) mostra come i progetti possono essere organizzati all’interno di portfolio e programmi di vario livello

In una organizzazione moderna non si parla in genere di un solo progetto ma di un insieme di progetti e di programmi in quanto le iniziative sono numerose e impegnano l’organizzazione su diversi fronti. Occorre quindi avere una visione d’insieme dei vari progetti e programmi per indirizzare al meglio le risorse umane ed economiche dell’organizzazione che per definizione sono sempre limitate.

Essendo inseriti in un determinato portfolio possono essere valutati nel loro insieme, ed è più facile assegnare priorità e risorse alle varie iniziative in funzione delle strategie aziendali. Nel caso che le strategie aziendali cambino basta recuperare risorse da un portfolio ed assegnarle ad un altro che promette migliori risultati.

Stabilendo le priorità all’interno di ciascun portfolio è più facile identificare quali progetti o programmi debbono essere fermati per recuperare risorse e quali conviene attivare o potenziare.

Un Portfolio è una raccolta di progetti o programmi non necessariamente correlati ma raggruppati per agevolare la gestione efficace del lavoro per raggiungere obiettivi aziendali strategici. Il focus è sull’efficienza. L’obiettivo e selezionare i progetti giusti ovvero “doing the right things”

Un Programma è un insieme di progetti correlati e gestiti in modo coordinato per ottenere benefici e controllo non ottenibili gestendo i progetti separatamente. Il focus è sul risultato complessivo

Un programma è composto quindi di progetti ma anche da attività operative esterne ai progetti ma che occorre coordinare nel loro insieme.

Progetti e pianificazione strategica

I progetti e i programmi sono importantissimi per una organizzazione in quanto tramite essi si perseguono le strategie aziendali. In base alle strategie aziendali i progetti e i programmi si raggruppano in portafogli in modo da poter assegnare risorse ai vari portafogli coerentemente con gli obiettivi strategici, analizzare l’andamento dei progetti e dei programmi rispetto a tali obiettivi, eliminare i progetti e i programmi meno vantaggiosi e verificare gli impatti di eventuali modifiche sul portfolio sugli altri progetti e programmi sempre rispetto agli obiettivi aziendali.

Stargate ottimizza il lavoro organizzando le attività sui programmi più importanti finalizzati alla massimizzazione delle logiche di portfolio. Molto spesso le aziende gestiscono numerosi piccoli progetti, con enormi costi e sforzi gestionali e difficoltà di standardizzazione; l’impostazione su programmi permette di ridurre gli sprechi gestionali, di far fluire maggior valore, di mantenere il massimo livello di agilità.

In un costante lavoro di ottimizzazione metodologica e tecnologica, si tracciano tutti i progetti e, dove l’approccio tecnico non diventa troppo invasivo, si utilizzano tutti gli strumenti tipici del project management:

  • CRM-PMIS
  • Strutture Gerarchiche di progettoWBS
  • Project Review System
  • Gestione Tempi GANTT
  • Matrice di Responsabilità
  • Gestione Rischi
  • Report
  • Lessons Learned

Mutuando i principi del Lean Management, Stargate ha introdotto i concetti di “valore aggiunto” e “lotta allo spreco” nel mondo del Project Management, in particolare nei settori commesse, contratti e cantieristica con l’obiettivo di andare a gestire adeguatamente le risorse dedicate al progetto, in primis la risorsa tempo quale fattore più prezioso e non rigenerabile, di modo che possano operare in modalità “a flusso”, minimizzando il tempo di attraversamento delle attività correlate di un progetto.

Temporary Management

Il temporary management si sta affermando in Europa come il modello privilegiato per gestire l’accelerazione del cambiamento e dell’innovazione nelle imprese. Protagonisti del trend in crescita sono project manager che hanno deciso di proseguire la propria carriera sulla base di progetti sempre più sfidanti, per sé e per le imprese che li ingaggiano: la “normalizzazione” di una business unit nell’ottica di una sua vendita, la conduzione di un cambiamento strategico, il lancio di nuove attività all’estero, il governo di periodi di transizione, la gestione di un’aggregazione temporanea di imprese, lo sviluppo di manager permanenti.

Il servizio di temporary management consiste nell’affidare ad un project manager specializzato la gestione di un programma o di un progetto specifico al fine di garantire continuità all’organizzazione, accrescendo nell’organico aziendale le competenze manageriali esistenti, e risolvendo al contempo alcune criticità, sia negative (tagli, riassestamento economico e finanziario) che positive (crescita, sviluppo di nuovi business).

 

Caratteristiche del servizio:

  • Individuazione progetti di valore interni ed esterni
  • Gestione tempi, costi e qualità dei progetti
  • Elaborazione Work Breakdown Structure, Gantt, report di progetto.
  • Identificazione (e responsabilizzazione) in modo univoco di diversi enti e persone che concorrono alla realizzazione del progetto;
  • Elaborazione piano operativo e definizione risorse necessarie
  • Rilevazione stato di avanzamento man mano raggiunto in corso d’opera
  • Valutazione scostamenti e intervenire per tempo con adeguate azioni correttive
  • Garanzia di comunicazione (interna ed esterna) assicurando il corretto reporting agli stakeholder

Punti di forza del servizio:

Per maggiori informazioni e per ricevere una proposta modulata secondo specifiche esigenze, scrivete all’indirizzo info@stargateconsulting.it.

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